Motywująca komunikacja w biznesie

Oto kilka typowych dla przedsiębiorstw "motywacyjnych obrazków":

Obrazek 1

Rzecz się dzieje w firmie oferującej nowe technologie, a konkretnie w dziale sprzedaży. Po wielu miesiącach wytężonej pracy, zespołowi udaje się pozyskać ważnego dla firmy Klienta. Reakcja szefa sprzedaży: uścisk dłoni i zafundowanie pracownikom... karnetów na basen na najbliższe pół roku („Tyle czasu spędzili nad tym projektem w biurze. Niech się chłopaki rozerwą...”). Jednak na twarzach poszczególnych osób jakoś nie widać euforii, widać natomiast rozczarowanie: dwóch spłaca kredyt i spodziewało się innego rodzaju nagrody, kilku ma małe dzieci i może chętnie by skorzystało, ale karnet jest tylko dla pracowników, jeden ze sprzedawców nie umie pływać...

Obrazek 2

Z działu marketingu odchodzi jedna ze specjalistek. Jej obowiązki przejmują dwie inne osoby: ambitne i rokujące, ale ze zdecydowanie mniejszym doświadczeniem niż ta, która odeszła. Szef poczuł w obowiązku zakomunikować zmianę zespołowi. Przesłał więc następującego maila: „Dwa dni temu odchodząca z pracy Agnieszka przekazała wszystkie swoje obowiązki Małgosi i Teresie, zatem wszystko powinno się odbyć sprawnie. Proszę Was jednakże o wyrozumiałość, jeżeli nie wszystko by funkcjonowało– co znając obie te panie jest równie prawdopodobne”. Wiadomość dostali wszyscy zainteresowani plus Małgosia i Teresa. Nie trzeba chyba dodawać, jak bardzo poczuły się zmotywowane, dowartościowane i kompetentne...

Obrazek 3

Dział sprzedaży w firmie oferującej płatne reklamy, obecność w książkach teleadresowych i teleadresowych katalogach branżowych. Godzina szesnasta. Z terenu wracają konsultanci ds. sprzedaży. Każdy informuje przełożonego o osiągniętym wyniku finansowym. Liczby zapisywane są na tablicy i już na pierwszy rzut oka widać, kto dzisiaj był najlepszy, kto zaś miał wyjątkowo kiepski dzień. Dochodzi do podsumowania: najlepsi dostają na koniec dnia symboliczne nagrody: czekoladki, firmowe gadżety. Osoba z najsłabszymi wynikami też otrzymuje „nagrodę”: w obecności wszystkich ma wypić szklankę kwaśnego soku cytrynowego. Następnego dnia osoba ta rezygnuje z pracy.

Obrazek 4

Niewielka firma handlowa. Przygotowywane jest szkolenie z zarządzania. Uczestnicy wypełniają ankietę badającą ich potrzeby szkoleniowe. Na pytanie dotyczące tego, jak motywujesz swoich pracowników, padają takie odpowiedzi: „Nie ma takiej potrzeby - przecież są w pełni gotowi do pracy”, „Mówię im, że jak zrobią wynik, to będą mieli pracę i ich nie zwolnię”.

Opisane sytuacje miały miejsce naprawdę. Wydarzyły się wszystkie w przeciągu ostatnich dwóch lat, co oznacza, iż wyłaniający się z nich obraz jest – niestety - aktualny.

Dwie dotyczą międzynarodowych korporacji.
Dwie mniejszych organizacji z kapitałem rodzimym.

Wspominamy o tym po to, aby pokazać, iż w przypadku motywowania lub raczej jego braku nie ma reguły wskazującej na to, gdzie takie motywacyjne nonsensy mają miejsce. Przywołane sytuacje opisują pewne spectrum zachowań i funkcjonujących w firmach poglądów dotyczących motywowania. Tak samo funkcjonują one na niższych, jak i na wyższych szczeblach organizacji, czego przykładem może być chociażby debata praktyków zarządzania personelem na ten temat opublikowana w lipcowym numerze pisma „Personel i Zarządzanie”.

„Motywowanie zawsze prowadzi do demotywacji i jest zbędne” - wypowiadają się na łamach tego czasopisma prezesi i dyrektorzy personalni , a niektórzy dodają, że: „Motywowanie jest niemożliwe” lub ”Motywowanie jest szkodliwe”. Wypowiedzi te są o tyle zaskakujące, że sformułowały je osoby odpowiedzialne w firmach za opracowywanie i wdrażanie systemów motywacyjnych.

Lektura ich nasuwa 2 pytania:

Pytanie 1.: czy czeka nas zmierzch ery „wydobywania z ludzi tego, co w nich najlepsze”?
Pytanie 2.: czego w sferze przekonań, wartości i konkretnych działań motywacyjnych można wymagać od menedżerów niższego szczebla, skoro ich przełożeni i osoby odpowiedzialne za konkretne pomysły czy rozwiązania i pielęgnowanie ducha motywacji mają takie a nie inne przekonania i formułują komunikaty w duchu tych przytaczanych powyżej?

W naszym przekonaniu motywowanie jest możliwe i – co więcej – jest konieczne.

Z naszych szkoleniowych obserwacji wynika, że zdecydowana większość uczestników naszych warsztatów jest „zewnątrzsterowna”, co oznacza, iż potrzebują oni dodatkowych zachęt i bodźców zewnętrznych do utrzymywania wysokiego poziomu własnej energii i efektywności. Są to dodatkowo ludzie „głodni” pochwał i uznania, o co w korporacjach w dalszym ciągu trudno. I choć niby menedżerowie mają coraz większą świadomość tego, że motywować, wspierać i wyrażać uznanie należy, często wiedza o tym jest jedynie deklaratywna, a droga od tej wiedzy do podejmowania konkretnych działa motywacyjnych jest w dalszym ciągu daleka.

Dlaczego tak się dzieje?

Umiejętność motywowania innych i wpływania na nich jest pochodną wielu innych umiejętności. Menedżer, który nie potrafi obserwować, słuchać, analizować i wyciągać wniosków nie będzie prawdopodobnie potrafił dobrze pełnić funkcji motywacyjnej. Aby oddziaływać na pracowników , czy mówić do nich w sposób zachęcający do bardziej efektywnego funkcjonowania, trzeba dotykać sfer dla nich ważnych. Jak menedżer, który nie potrafi dostrzec, usłyszeć lub zapytać wprost pracownika o to, co jest dla niego ważne może takiego pracownika kształtować i na niego wpływać?

Zaobserwować, dostrzec, dostosować – sformułowania te sugerują, iż w motywowaniu nie ma jednych, uniwersalnych rozwiązań dla wszystkich.

Rzeczywiście - nie ma systemu motywacyjnego, który idealnie pasowałby do wszystkich pracowników i sytuacji biznesowych. Właśnie dlatego umiejętność obserwowania i słuchania podwładnego jest kluczowa – dobry system motywacyjny jest bowiem dalece zindywidualizowany. Oczywiście w dużych korporacjach trudniej niż w małych firmach jest idealnie dobrać system zachęt i motywatorów do konkretnego człowieka, bo co człowiek, to inna potrzeba, a co za tym idzie inny sposób oddziaływania na niego. Dodatkowo inaczej motywuje się pracowników niewykwalifikowanych niż wysokiej klasy specjalistów, inaczej pracowników firm, które znajdują się dopiero w fazie powstawania i wzrostu, inaczej zaś pracowników działów czy firm przechodzących fazę restrukturyzacji. Motywowanie jest zatem bardzo istotnym elementem kultury organizacyjnej i tylko tak rozumiane może przynieść wymierne rezultaty.

Istnieją niepodważalne dowody na to, że motywowanie, motywujące środowisko i motywująca kultura organizacyjna mają decydujący wpływ na wyniki osiągane przez korporacje. Dowodów tych dostarcza m.in. realizowany przez 10 lat w Stanach Zjednoczonych projekt Evergreen , w ramach którego przebadano 160 firm, gdzie funkcjonowało łącznie ok. 200 różnych praktyk zarządzania. Na początku badania wszystkie firmy były w podobnej kondycji finansowej, jednak już po 5 latach wyłonili się Zwycięzcy, czyli firmy, które przyniosły akcjonariuszom największe zyski. Po dokładnym przeanalizowaniu wyników, okazało się, że największy wpływ na ich osiągniecie miało dobre zrozumienie i konsekwentne stosowanie przez te firmy 4 klasycznych praktyk prowadzenia biznesu, do których należały: strategia, sprawność operacyjna, struktura i kultura organizacyjna. Dalsze rozłożenie tych praktyk na „czynniki pierwsze” pokazało, że wszystkie te firmy szczyciły się kulturą organizacyjną zakładająca:

• Inspirowanie menedżerów i innych pracowników do jak najlepszej pracy
• Pozwalanie pracownikom i menedżerom na podejmowanie niezależnych decyzji i doskonalenie bieżących działań
• Nagradzanie osiągnięć, uzależniania pensji od wyników, stałe podnoszenie poprzeczki
• Dbanie o to, aby bodźcom finansowym towarzyszyły nagrody pozafinansowe
• Stworzenie środowiska pracy zachęcającego do wysiłku o przynoszącego satysfakcję
• Tworzenie jasnych zasad działania firmy i postępowanie zgodnie z nimi

Inspirowanie, delegowanie, nagradzanie, tworzenie jasnych zasad postępowania i wspierającego środowiska – wszystko to są działania o charakterze motywacyjnym. Zatem posiadanie sprawnie funkcjonującego i dalece zindywidualizowane systemu motywacyjnego jest tym, co może przesadzić o sukcesie firmy lub... jej porażce.